KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ (KVKK) POLİTİKASI
1. GİRİŞ
1.1. Genel Olarak
Kişisel verilerin gizliliğinin, güvenliğinin sağlanması ve ilgili hukuki düzenlemelere uyum GÖZTEPE SPORTİF YATIRIMLAR A.Ş. ("Veri Sorumlusu") en önemli öncelikleri arasında yer almakta olup, bu konuda azami özen gösterilmektedir. Kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına dair işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ("Politika") ve Veri Sorumlusu bünyesindeki diğer yazılı politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen amaç; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, hizmet verdiğimiz kişilerin, misafirlerimizin ve kişisel verisi işlenen diğer üçüncü kişilerin ("İlgili Kişiler") kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi, saklanması ve korunması ile Veri Sorumlusu'nun 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na ("KVKK") uyumluluğunun sağlanmasıdır.
Politika hazırlanırken, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve KVKK'da yer alan düzenlemeler başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ve işlenmesine ilişkin ilgili mevzuatta ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında yer alan hükümler Veri Sorumlusu'na rehber olarak görülmüştür.
Politika'da kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Veri Sorumlusu'nun benimsediği ve aşağıda yer alan temel prensiplere ilişkin açıklamalarda bulunulacaktır:
- Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,
- Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulması,
- Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,
- Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,
- Kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi,
- İlgili kişilerin aydınlatılması,
- İlgili kişilerin haklarını kullanması için gerekli süreçlerin oluşturulması,
- Kişisel verilerin işlenmesinde ve muhafazasında gerekli tedbirlerin alınması,
- Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılması,
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında gerekli hassasiyetin gösterilmesi,
- İşleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,
- KVKK'ya uyum amaçlı kullanılan politika, prosedür vb. dokümanların belirlenmesi.
1.2. Politikanın Amacı ve Kapsamı
Politika'nın temel amacı, KVKK'ya tam uyumlu şekilde Veri Sorumlusu'nun yürüteceği kişisel veri işleme faaliyetlerinin yerine getirilmesidir. Politika'nın kapsamı işlenen tüm kişisel verilere ilişkindir.
1.3. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Politika, ilgili mevzuat tarafından belirlenen kurallara uygun olarak düzenlenmiştir. Yürürlükte bulunan mevzuat ile Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, yürürlükteki mevzuat uygulama alanı bulacaktır.
2. TANIMLAR VE KISALTMALAR
- Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
- Anonim Hale Getirme/Anonimleştirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
- Çalışan: Veri sorumlusu çalışanları
- İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
- Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
- Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
- Komite: Şirketimiz bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Komitesi
- Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
- Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler
- Periyodik İmha İşlemi: Kanun'da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
- Politika: Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
- Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi
- Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi, dizin
- Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi olarak GÖZTEPE SPORTİF YATIRIMLAR A.Ş.
- Veri Sorumlusuna Başvuru Formu: İlgili Kişilerin, KVKK'nın 11. maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu
- Veriyi Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
- Veriyi Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
- Ziyaretçi: Fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ESASLAR
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun İşleme
Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilecek her türlü işlemde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilir. Bu kapsamda şeffaflık ilkesini benimsenerek, toplanan kişisel verilerin kullanım amacı hakkında İlgili Kişiler'e bilgilendirmede bulunulur.
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verileri işleme faaliyetleri yürütürken, işlenen kişisel verilerin doğruluğu ve günceliğinin sağlanmasına yönelik sistem ve süreç oluşturulur. Bu kapsamda İlgili Kişiler, Veri Sorumlusu'na başvuruda bulunarak kişisel verilerinin doğru ve güncel olarak tutulmasını mümkün kılabilir. Bu başvurular Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun bir şekilde yapılır.
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veri işleme amacı meşru ve hukuka uygun sınırlar içerisinde açık bir şekilde belirlenir ve kişisel veri işleme faaliyeti henüz başlamadan aydınlatma metinleri aracılığıyla İlgili Kişiler'in bilgisine sunulur.
3.1.4. İşlendikleri Amaçlarla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, faaliyet konusu ile bağlantılı ve orantılı bir biçimde faaliyetin yürültülmesi için gerekli amaçlar dahilinde işlenir. Bu kapsamda veri işleme faaliyeti yürütülürken amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan ve şu an/ileride ihtiyaç duyulmayan kişisel veriler işlemekten özenle kaçınılır.
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak muhafaza edilir. Bu kapsamda öncelikle kişisel verinin saklanması için ilgili mevzuatta bir sürenin belirlenip belirlenmediği tespit edilir, ilgili mevzuatta bir süre belirlendi ise bu süreye uygun işlem yapılır, ilgili mevzuatta özel olarak bir süre belirlenmemiş ise her kişisel verinin işlendiği amaç için gerekli olan süre belirlenerek bu süre kadar muhafaza edilir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreleri belirlenirken; kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak veri sorumlusunun meşru menfaatinin geçerli olacağı süre, kişisel verinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre, belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı, hukuki yükümlülük gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verilerin saklanmak zorunda olduğu süre, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresi gibi hususların göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine yönelik saklama ve imha politikası hazırlanır ve uygulanır.
3.2. Kişisel Verilerin KVKK'nın 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygun ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşlenmesi
Kişisel veriler ancak İlgili Kişiler'in açık rızasına dayanarak veya KVKK'da açık rızanın aranmayacağı belirtilen hallerde açık rıza olmadan bu hal ve şartlarla sınırlı olacak bir şekilde işlenir.
3.2.1. Açık Rıza
Açık rıza, İlgili Kişiler'in belirli bir konuya ilişkin ve bilgilendirmeye dayalı olarak özgür irade ile yaptığı açıklamadır. KVKK ilgili maddeleri gereğince, kişisel veri işleme faaliyetinde gerekli olması halinde İlgili Kişiler'in açık rızası alınır. Açık rızanın alınmasında objektif açıdan en makul yöntem tercih edilir.
3.2.2. Açık Rızanın Aranmadığı Haller
KVKK m. 5/2'de kişisel verilerin bazı durumlarda İlgili Kişiler'in açık rızasına tabi olmadan işlenmesini düzenlemiştir. Belirtilen şartların birinin varlığı halinde ilgili kişiden açık rıza alınması, İlgili Kişiler'i yanıltmak olarak nitelendirileceğinden, veri işleme şartlarının mevcut olduğu durumlarda açık rızaya başvurulmaz.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
İşlendiğinde kişilerin daha büyük mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle KVKK tarafından "özel nitelikli" olarak belirlenen kişisel verilerin işlenme süreçleri ve korunması süreçlerinde azami hassasiyet gösterilir. Özel nitelikli kişisel verilere ilişkin kabul edilen ilkeler, Politika'da ayrıca ele alınmıştır. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası yok ise ancak Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilmektedir.
a) İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler kanunlarda öngörülen hallerde,
b) İlgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, bu verilere ulaşılması ile ilgili olarak ek önlemler ve süreçler belirlenir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreci ile ilgili olarak ayrı bir politika/prosedür oluşturulur.
3.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, veri işleme amaçları ve şartları dahilinde aktarılır. Veri işleme amaçlarının yerine getirilmesine yönelik olarak, denetim faaliyetleri çerçevesinde denetleyici kuruluşlara, ilgili yasal düzenlemeler gereğince denetleme kuruluşlarına, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kanunen yetkili kamu kurumları ve kuruluşlarına, iş ve işlemlerin yürütülmesi amacıyla hizmet alınan durumlarda yurt içi ve/veya yurt dışında bulunan tedarikçi ve iş ortaklarına, hizmet tedariki yapılan gerçek kişilere ve/veya hizmet verilen üçüncü kişilere KVKK madde 8 ve madde 9'da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilir. Kişisel verilerin yurt dışı aktarımında Kurul tarafından belirlenen önlemler alınır. Kişisel verilerin aktarılması hususu İlgili Kişiler'e aydınlatma metni aracılığı ile bildirilir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ESASLAR
4.1. Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Almış Olduğumuz Teknik ve İdari Tedbirler
Almış olduğumuz tedbirler, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'nde güncel olarak "GÖZTEPE SPORTİF YATIRIMLAR A.Ş." adıyla doldurulan kayıtta belirtilir.
4.2. Çalışanlarımızın, Kişisel Verileri Koruma Alanında Farkındalıklarının Artırılması
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı erişilmesini önmeyle ve verilerin muhafazasını güvenli bir şekilde sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için gerekli eğitimler ve toplantılar düzenlenmesi sağlanır. Mevcut çalışanların, kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın artırılmasında konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılır.
4.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
KVKK ile özel nitelikli olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen kişisel veriler hassasiyetle korunur. Bu kapsamda kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, ilgili yasal düzenleme ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan "Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" kararı baz alınarak belirlenir ve alınabilecek önlemler özel nitelikli kişisel verilerin korunması bakımından özenle uygulanır.
4.4. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda İzlenecek Süreç
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde, bu durumu 72 saat içerisinde İlgili Kişiler'e ve Kurul'a bildirilir. Kurul tarafından gerekli görülmesi halinde bu durum, Kurul'un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilir.
4.5. Kişisel Veri Envanteri
Veri Sorumlusu bünyesinde güncel bir kişisel veri işleme envanteri oluşturur. Komite bu envanterin doğruluğundan, güncelliğinden ve gerektiğinde ilgili mercilere ibrazından sorumludur. Envanterlerin doğru tutulması, kişisel verilerin korunmasına ilişkin güncel politikaların uygulanması ve kişisel verilerin korunması konusundaki güncel gelişmeler daima takip edilir.
5. İLGİLİ KİŞİLERİN VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURUSU, İLETİŞİM KANALLARIMIZ VE BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ SÜREÇLERİ
5.1. Başvuru Konusu
İlgili Kişiler'in haklarına büyük önem ve değer verilir ve bu haklarını kullanmalarına imkân ve olanak sağlanır. Ancak İlgili Kişiler'in bu formu kullanması zorunlu değildir. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun yapılan her başvuru değerlendirmeye alınacaktır. Herkes, Veri Sorumlusu'na başvuruda bulunarak kendisiyle ilgili; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini isteme, silinmesini/yok edilmesini isteme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
5.2. Başvuru Yöntemi ve Adresi
Elden veya noter vasıtasıyla başvurular "Mehmet Ali Akman Mah. İnönü Cad. No:640 Konak / İZMİR" adresine, KEP yoluyla ise "goztepesportifyatirimlar@hs02.kep.tr" adresine yapılabilir.
5.3. Başvuru Sonrası Süreç
Tarafımıza iletilen başvurular en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak yanıtlandırılır.
